Expediente clínico electrónico NOM-024: lo que debes saber

Muchos dentistas todavía llevan el expediente en carpetas de papel, y otros ya usan una hoja de Excel o notas en el celular. Digitalizar suena atractivo: menos espacio, búsquedas rápidas, nada de fichas extraviadas. Pero un expediente clínico es un documento con valor legal, así que antes de dar el salto conviene entender qué normas aplican y qué debes cuidar.

NOM-004: el contenido del expediente

La NOM-004-SSA3-2012 regula el expediente clínico: qué debe contener, cómo se elabora y cuánto tiempo se conserva. Establece, entre otras cosas, que debes conservarlo por un mínimo de 5 años contados desde el último acto médico. Habla del qué: historia clínica, notas de evolución, consentimientos, indicaciones, datos de identificación del paciente y del profesional.

Esta norma aplica igual si tu expediente es de papel o digital. Cambiar de formato no te quita ninguna obligación de contenido.

NOM-024: el expediente en formato electrónico

La NOM-024-SSA3-2012 se enfoca en los sistemas de información de registro electrónico para la salud. Dicho de forma sencilla: define características que deben cumplir los sistemas que guardan expedientes clínicos electrónicos, con énfasis en la seguridad, la integridad de la información y la capacidad de intercambiarla con otros sistemas.

Una forma fácil de recordar la diferencia:

• NOM-004: qué tiene que decir el expediente.
• NOM-024: cómo debe comportarse el sistema electrónico que lo guarda.

Digitalizar no es escanear: es garantizar que el expediente siga siendo íntegro, confiable y accesible durante todo el tiempo que la ley exige.

Qué debes cuidar al digitalizar

Sin entrar en tecnicismos, estos son los puntos que conviene revisar en cualquier solución que elijas:

• Control de acceso: cada persona con su usuario y contraseña, y permisos acordes a su función.
• Trazabilidad: que quede registro de quién creó o modificó una nota y cuándo.
• Integridad: que lo escrito no pueda alterarse sin dejar huella.
• Respaldos: copias de seguridad para no perder información por una falla o un robo de equipo.
• Confidencialidad: la información de salud es dato personal sensible, así que necesitas consentimiento expreso del paciente y un aviso de privacidad vigente.
• Disponibilidad: poder entregar copia del expediente al paciente cuando lo solicite.

Qué NO es un expediente electrónico

Un archivo de Word sin control de cambios, una libreta de notas en el celular o una carpeta compartida sin permisos difícilmente cumplen con lo anterior. Funcionan para organizarte, pero no ofrecen trazabilidad ni protección suficientes si algún día tienes que respaldar una decisión clínica o responder ante una queja.

Pasos para migrar sin dolor

1. Revisa qué tienes hoy: cuántos expedientes activos, qué formato y qué calidad de información. 2. Define qué migrar: puedes empezar con pacientes activos y dejar los inactivos digitalizados después, sin olvidar el plazo de conservación. 3. Elige un sistema que contemple seguridad, bitácora de cambios y respaldos, y pregunta cómo maneja los requisitos de la NOM-024. 4. Actualiza tus formatos: consentimientos y aviso de privacidad deben reflejar que ahora tratas los datos en un sistema electrónico. 5. Capacita a tu equipo: de nada sirve un buen sistema si todos comparten la misma contraseña.

Los beneficios reales

Más allá del cumplimiento, un expediente bien digitalizado te ahorra tiempo en cada consulta: ves el historial, los tratamientos pendientes y los pagos en una sola pantalla. También te da orden ante cualquier revisión o aclaración con un paciente.

Para cerrar

Si estás pensando en dejar el papel, no lo hagas por moda sino con criterio: verifica que el sistema respete el contenido que pide la NOM-004 y las características de seguridad y registro que se esperan bajo la NOM-024. Si quieres ver cómo se vería esto en tu práctica diaria, CareOne Dentist reúne expediente, agenda y cobros en un solo lugar. Y ante cualquier duda normativa específica, apóyate en un asesor legal o en la autoridad sanitaria correspondiente.